Uma reunião bem executada é a oportunidade ideal para que os colaboradores alinhem os propósitos e os meios adequados para alcançar os rendimentos esperados. Quando esse compromisso ocorre sem uma condução apropriada, o encontro pode durar horas e, ainda assim, acabar sem solução. Para ajudar você a evitar qualquer problema, eu reuni algumas dicas valiosas sobre o tema, parte delas baseadas no livro 60 estratégias práticas para ganhar mais tempo, de Christian Barbosa. Podemos continuar?

 

Rumo à uma reunião excelente. 

1 – Convoque da maneira correta

Antes de agendar uma reunião é necessário definir os objetivos que se pretende atingir. Além disso, definir uma pauta e estabelecer um tempo de duração são tarefas essenciais. Esses 3 itens são importantes para qualquer convocação de sucesso.

 

2 – Reunião não é uma festa, convide apenas quem interessa

É simples, faça a si mesmo três perguntas para saber se a pessoa deve ou não ser
convocada.
– O colaborador X pode tomar decisões para atingir o objetivo da reunião?
– Ele tem como dispor informações importantes para alcançar a meta determinada?
– Ele vai executar o que for definido?
Se a pessoa não se encaixar em nenhum dos pré-requisitos, então você já tem a sua resposta.

 

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3 – Faça reuniões breves

Pessoas em uma reunião

Encontros que demoram demais estão fadados ao fracasso, pois os participantes acabam perdendo o foco e com isso o objetivo não é atingido. No livro, Christian Barbosa recomenda não ultrapassar duas horas de reunião, porém se for necessário, faça uma pausa de 15 minutos para continuar. Eu concordo, uma reunião muito extensa dificilmente será produtiva, acredito que 30 minutos é um tempo oportuno para discutir e chegar a uma solução.

 

4 – Dê tempo para os participantes se prepararem

Planejar uma reunião com antecedência é um das formas mais eficazes de garantir bons frutos. Ao realizar o convite previamente, os participantes podem se preparar melhor para a reunião. Como consequência, a produtividade aumenta e a satisfação também.

 

5 – Seja transparente

É a hora de esclarecer novamente os objetivos e as pautas da reunião. É até bastante óbvio tocar nesse assunto, mas acredite: são muitos os que levam ao menos 10 minutos para chegar, de fato, ao tema principal do encontro. Um outro ponto importante é deixar visível, enquanto o compromisso durar, a finalidade da reunião. Desse modo, os participantes permanecem focados no que importa de verdade.

 

6 – Utilize um cronômetro para respeitar o tempo da reunião

Uma mão com um relógio na mão

Ao ler esse trecho no livro do Christian Barbosa minha primeira reação foi: Parece o Exército! Mas se formos analisar, um dos maiores inimigos de uma reunião produtiva é a falta de controle do tempo. Por isso, todos os participantes precisam estar conscientes e se preocupar com os horários. Quando os colaboradores percebem que o tempo está passando, os argumentos se tornam mais objetivos.

 

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7 – Passe o bastão no final da reunião

Atas, anotações, desenhos ou diagramas, tudo é válido para não deixar passar nenhum detalhe da reunião. Um dos aspectos cruciais para conquistar os resultados pretendidos é passar o bastão com as informações necessárias para frente a fim de o que foi discutido no encontro seja de conhecimento de todos os envolvidos. Lembre-se de que profissionais bem instruídos tendem a ser funcionários competentes e dispostos a solucionar qualquer tipo de dificuldade.

 

Eu gosto muito de usar um app chamado Lucidchart, perfeito para criar diagramas. A vantagem é que ele oferece uma integração com o G Suite, o que facilita bastante o trabalho. O bacana é que a ferramenta está disponível para os smartphones com Android e iOS.

 

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